Mes procès-verbaux et décisions sont-ils suffisamment documentés pour résister à un contrôle?

Un procès-verbal de conseil ou d’assemblée n’est pas un simple compte rendu administratif : c’est un document juridique opposable qui engage la responsabilité des dirigeants. En cas de contrôle, d’audit ou de litige, il constitue la preuve principale que les décisions ont été prises dans les règles.

1. Précision et complétude

Un procès-verbal doit refléter les débats essentiels, les arguments discutés et les options envisagées. Trop succinct, il expose les administrateurs à des accusations de négligence. Trop détaillé, il peut fragiliser la confidentialité stratégique. L’équilibre est donc crucial.

2. Traçabilité des décisions

Chaque décision doit être clairement reliée à une résolution, avec la liste des votants, le quorum, le résultat du vote et les éventuelles abstentions. Sans ces éléments, la décision peut être contestée.

3. Conservation et accessibilité

Les régulateurs et auditeurs exigent que les procès-verbaux soient conservés dans un registre à jour, horodatés, signés et accessibles en cas de demande. Les annexes (présentations, notes techniques) doivent également être archivées pour justifier les choix.

4. Alignement avec la réglementation

Certaines autorités (ACPR, CSSF…) vérifient que les procès-verbaux incluent les points réglementaires obligatoires : suivi des risques, conformité, LCB-FT, ESG. L’absence de mention explicite peut être sanctionnée.

5. Valeur probante renforcée

Un PV bien tenu protège les administrateurs contre les risques de mise en cause personnelle et renforce la crédibilité de la gouvernance vis-à-vis des investisseurs et partenaires.

En résumé : vos procès-verbaux ne doivent pas seulement exister ; ils doivent démontrer, de façon structurée et incontestable, que vos décisions reposent sur un processus solide et conforme.